Ibland tar det fart snabbt, kul. Efter att ha visat Evernote för några medarbetare har nu 16 personer på kort tid anslutit sig. Det var just detta som var min förhoppning och tanke. Att vi som bolag inte "tvingar" på ett verktyg utan det sprider sig som en best-practis snarare. Syftet med att införa Evernote är att spara tid och sprida kunskap vilket systemet är mycket bra på.

Detta ställer dock lite krav på att vi får till en vettig struktur i EV ganska snabbt. Saknas det en struktur kommer alla börja bygga sig egen och det kan skapa kaos. Har därför gjort ett första försök på att få till något smart. Har pratat med så många jag hunnit för att få synpunkter och andra idéer vilket nu kokat ner till detta.

Evernote ser på strukturen i två perspektiv, anteckningsböcker och taggar. Anteckningsböcker bör man vara sparsam med men det är på den nivån man kan styra behörigheter. Taggar, eller etiketter, kan vi vara mer frikostiga med. En sökning på en etikett går över alla anteckningsböcker så det är ett enkelt sätt att snabbt hitta allt om en viss kund, utan att behöver veta exakt i vilkenanteckningsbok det ligger. Därför tänkte jag sätta upp en viss struktur för anteckningsböcker men även vissa riktlinjer för användningen av etiketter/taggar. Utöver det vi skapar i gemensam struktur går det utmärkt att skapa egna anteckningsböcker för det du själv vill spara i Evernote men vi tar inom kort och bokar upp några genomgångar av verktyget så alla slipper själva uppfinna hjulet.

Vi sätter upp följande gemensamma (tillgängliga för alla)anteckningsböcker.

Våra ramar, regler och policys

Detta är avsikten att bli ersättare till personalhandboken. Detta är styrdokument, med det menas "hårda" saker vi måste rätta oss efter såsom hur vi reser, tidrapporterar och är organiserade.

Våra processer, rutiner och verktyg

Här finns de rutinbeskrivningar, how-to, instruktioner för larm, veckofakturering och liknande. Detta är mer "mjuka" saker än ovanstående som ska ge oss vägledning i att vara en medarbetare hos oss.

Skattkistan

Vår interna anslagstavla. Här lägger vi presentationen från informationsmöten, månadsmöten, bilder från senaste demon, när det blir kompetenslunch nästa gång och när vi får tårta.

Teknisk kunskap

Här lägger vi vårt gemensamma kunnande om tekniken vi använder. Här lägger vi in beskrivningar av lösningar, dokumentation av komponenter och SQL-frågor.Kända buggar, betallösningar vi använder och länkar till test. Allt det som vi kan vilja återanvända och spara för framtiden gällande teknisk kunskap. Var inte snåla med att lägga in material, utrymmet är obegränsat. Allt tänkbart som vi kan ha nytta av, in med det.

Projekt

Här lägger vi allt som är projektspecifikt.Det kan vara en skiss över flödet i checkouten, excelfilen över produktträdstrukturen eller noteringar från senaste mötet med kunden. Det är saker som inte passar in i ovanstående "Tekniskkunskap" läggs här.

Kunder

Här samlar vi dokument och information som skapas ur kundperspektivet. Det är främst sälj och PO som kommer skapa material här. Det kan vara det gällande avtalet, senast skickade offerten, det visade lösningsförslaget eller ett mail med information från kunden. Observera skillnaden mellanprojektoch kund i detta fall.Projektär mer, för och av, leverans medan kund är mer, för och av, sälj.

Utöver ovanstående som alla har tillgång till kommer det även finnas dessa för de medarbetare som behöver tillgång.

• Sälj & Marknad
• Ledningsgrupp
• IT
• Support

Etiketter eller taggar

För att förenkla sökningar och framförallt undvika att det skapas alltför många väldigt lika etiketter vill vi sätta ett prefix för vissa sökord.

_Kundnamn,kunders och leverantörers namn ska föregås av ett underscore. T.ex. _KUND1, _Kund2, _Kund3

_Leverantörsnamn, såsom _Magento, _Zend osv. Då det ofta är svårt att skilja på en leverantör och en kund har jag valt samma prefix för dessa.

.Projekt, projektets namn. Detta gör att ofta kan en notering taggas med två etiketter, t.ex. _kund1 och .kund1_PIM

Detta är som vanlig bara första iterationen och att vi kommer förbättra denna struktur så snart vi vet mer är självklart.

Source: sv.wikipedia.org